Como o Arquivamento de Email melhora as Praticas de Ciber-seguranca

Email archiving está rapidamente a tornar-se uma ferramenta indispensável para organizações que querem manter os mais altos níveis de segurança cibernética.

Ao manter as mensagens de correio electrónico num arquivo digital seguro, as organizações podem proteger melhor os seus dados valiosos e mitigar os riscos colocados pelos cibercriminosos.

Vamos explorar por que razão o arquivo de correio electrónico é crucial para manter práticas óptimas de ciber-segurança.

The Basics of Email Archiving

Arquivamento de e-mails é o processo de armazenamento de e-mails num arquivo digital seguro para referência futura. As mensagens de correio electrónico arquivadas são mantidas indefinidamente, disponibilizando-as para revisão em qualquer altura.

Isso pode ajudar as organizações a manterem-se organizadas e em conformidade com os requisitos regulamentares, ao mesmo tempo que fornece uma ferramenta valiosa para investigar potenciais ameaças à segurança ou violações de dados. Além disso, reduz o risco de perda de dados devido a falha de hardware ou erro do utilizador.

O arquivo de e-mail está a tornar-se cada vez mais importante para as empresas, uma vez que o e-mail é frequentemente utilizado como documentação informal e por vezes até como registo legal de conversas. Ao arquivar e-mails, as empresas obtêm acesso a um repositório seguro para armazenar informação importante. Desta forma, as empresas estão mais bem preparadas para responder às perguntas dos clientes ou cumprir os requisitos legais.

Outras vezes, o arquivamento de mensagens de correio electrónico ajuda a melhorar o seguimento de mensagens, a pesquisabilidade, os processos de backup, as políticas de segurança, e o desempenho do servidor.

Segurança e Conformidade Melhorada

Quando se trata de segurança cibernética, o arquivamento de correio electrónico proporciona uma camada extra de protecção contra intrusões e tentativas de acesso não autorizado. Também assegura que os e-mails são armazenados de forma segura e encriptados, tornando-os menos vulneráveis a adulterações ou roubos por parte de actores maliciosos.

Adicionalmente, o arquivamento de emails facilita às organizações o cumprimento de regulamentos tais como:

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HIPAA:

A Lei de Portabilidade e Responsabilização de Seguros de Saúde é uma lei federal que protege a privacidade das informações de saúde dos pacientes.
• GDPR: O Regulamento Geral de Protecção de Dados é uma lei da União Europeia que regula o tratamento de dados pessoais pelas empresas.

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FISMA:

A Lei Federal de Gestão da Segurança da Informação é uma lei dos E.U.A.

• SOX: A Lei Sarbanes-Oxley é um U.S. lei que impõe requisitos de informação financeira e governação empresarial às empresas públicas.

• Regra 17a-4(f) da FINRA: FINRA Regra 17a-4(f) exige que os corretores-de-commalers mantenham registos de comunicações electrónicas num formato acessível.

Improved Search Capabilities

A conservação de uma cópia arquivada de cada e-mail enviado ou recebido também facilita a procura de informação quando necessário.

Com capacidades de pesquisa avançadas como indexação de palavras-chave e etiquetagem, os utilizadores podem localizar rapidamente mensagens específicas sem percorrer manualmente as suas caixas de entrada ou arquivos.

Desde que os e-mails sejam armazenados numa base de dados indexada em vez de ficheiros individuais no disco rígido de um computador, é possível aceder a eles remotamente com uma ligação à Internet, tornando a colaboração simples e eficiente!

Estabelecer Práticas de Arquivo de Correio Electrónico Adequadas

Definir tempo todas as semanas para percorrer as mensagens de correio electrónico e arquivá-las em pastas específicas ajuda a manter uma caixa de entrada organizada.

Adicionalmente, ter convenções claras de nomenclatura para pastas arquivadas ajuda a encontrar rapidamente e-mails quando necessário. Se as mensagens de correio electrónico contiverem dados ou informações sensíveis, deve ser uma prioridade certificar-se de que são armazenadas em segurança com medidas de salvaguarda adequadas.

Estabelecer práticas eficientes de arquivamento de correio electrónico poupará tempo e ajudará a manter a sua caixa de entrada livre de confusões a longo prazo.

Bottom Line

Embora o arquivamento de correio electrónico possa parecer um passo extra irritante nas suas práticas de cibersegurança, é uma ferramenta valiosa que pode proteger a sua organização de violações de dados, responsabilidades legais, e muito mais.

Precisando que todas as mensagens de correio electrónico são devidamente arquivadas, pode estar certo de que as comunicações da sua organização são seguras.