Como uma empresa pode melhorar a sua comunicação interna?

Palavra derivada do termo latino "communicare", a comunicação é uma atividade essencial para a vida em sociedade, e em uma empresa não é diferente. Segundo um estudo realizado durante o HR First Class - evento voltado para heads de RH (Recursos Humanos que ocorreu no dia 06 de outubro, em São Paulo (SP) -  97,5% dos participantes afirmaram considerar a comunicação interna como “uma ferramenta totalmente estratégica”.

Além disso, 2,5% dos entrevistados responderam que acreditam que a comunicação interna é “estratégica”, ao passo que nenhum dos participantes considerou o elemento como “não estratégico". Em sua 15ª edição, o evento reuniu cerca de 150 líderes de RH de empresas nacionais e internacionais e entrevistou todos os presentes, como mostra uma publicação do portal “RH Pra Você”. 

Para Erik Ramalho, CEO da Beehome - plataforma integrada para comunicação interna, rede social corporativa e gestão de pessoas e processos -, uma empresa que possui uma boa comunicação com seus colaboradores tem sua cultura permeada entre as equipes e impede ruídos oriundos de informações desencontradas. “O canal utilizado pela empresa precisa ser ágil e alcançar, de forma indistinta, todos os funcionários”, diz ele.

Ramalho destaca que a premissa de uma boa comunicação também está ligada à forma como ela é entregue. “Sair do modelo convencional de informativos de texto e partir para formatos mais inclusivos e dinâmicos com vídeos, lives e programas de podcasts é uma alternativa para disseminar as informações corporativas”.

Ele ressalta que um dos principais pontos lembrados em empresas que possuem o selo GPTW (Great Place to Work, na sigla em inglês - ótimo lugar para trabalhar, em português) é o quanto o empreendimento se preocupa em se comunicar de forma clara e democrática com os seus colaboradores. Nesse ponto, o empresário afirma que quatro ferramentas e estratégias são uma alternativa para este propósito:

1 - Criar uma plataforma de convergência

“Cerca de 30% dos colaboradores de uma empresa se engajam espontaneamente com a comunicação interna”, reporta Ramalho. “A maioria, no entanto, precisa ser motivada a acessar os conteúdos corporativos”, afirma.

Para ele, é preciso ir além da comunicação interna e transformar uma plataforma em um ambiente que converge diversos serviços: “Uma plataforma de convergência integra a comunicação e facilita os processos para o colaborador, permitindo solicitar a segunda via do crachá, acessar o contracheque e realizar a assinatura digital, por exemplo”. Assim, o colaborador é motivado a usar a ferramenta, via web ou app, para solucionar os problemas, o que amplia a audiência do canal.

2 - Comunicar-se de forma correta

Para Ramalho, vale utilizar uma ferramenta que permita a separação entre o conteúdo produzido pela empresa do conteúdo social, feito pelos colaboradores. Ele pontua que, para a criação de um canal eficiente, uma plataforma deve oferecer mais do que comunicados escritos. “[É preciso] explorar novos formatos, como podcasts e vídeos. [Isso] aproxima a empresa da realidade de consumo de conteúdo do dia a dia do colaborador em sua vida pessoal”, afirma. “Esses conteúdos devem permitir a devolutiva em forma de comentários e reações”, completa.

Além disso, para o empresário, a plataforma deve impulsionar a empresa a se comunicar como uma rede. Para tanto, vale oferecer formas para que os colaboradores criem e compartilhem conteúdos, fortalecendo o senso de pertencimento.

3 - Eliminar os canais de comunicação concorrentes

De acordo com o CEO da Beehome, o erro mais comum das empresas é lançar uma plataforma de comunicação interna e manter canais paralelos. “Conte com o apoio de uma empresa que ofereça ferramentas integradas para substituir ferramentas como WhatsApp, Intranets legadas, TV Corporativa e ferramentas de newsletter, entre outras”, afirma.

4 - Engajar a alta gestão

Segundo Ramalho, quando o c-level (termo utilizado para designar os executivos seniores mais altos de uma empresa) participa ativamente da plataforma de comunicação interna, interagindo com os posts e contribuindo com novos conteúdos, fica evidente que este é um projeto sólido. “Muitas vezes, os funcionários não aderem à ferramenta por acharem que suas postagens serão vistas apenas por seus pares ou lideranças”, afirma.

Projeto de comunicação interna deve ser relevante para o funcionário

Na visão do empresário, o colaborador precisa sentir a “necessidade” de instalar o aplicativo da empresa em seu aparelho. Para isso, os aplicativos devem funcionar como um hub de soluções - onde o colaborador possa se comunicar com a empresa e com os colegas, baixar arquivos e falar com o RH, entre outras necessidades do dia a dia.

Para concluir, Ramalho ressalta que o diferencial de um projeto de comunicação interna que dá certo para um que naufraga é a capacidade das empresas em torná-lo relevante para os funcionários. “Desenvolva uma plataforma de soluções integradas que entregue, em um só app ou portal, elementos como comunicação interna, rede social corporativa, gestão de pessoas e ferramentas de produtividade e processos empresariais”, recomenda. “Quando se pensa e planeja um projeto com esse foco, as empresas realizam uma verdadeira transformação organizacional”, finaliza.

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