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Software de agendamento de consultas: O linchamento para resultados eficientes de negócios

Sep 14, 2021 5:00 PM ET

Graças em grande parte às políticas de trabalho de casa (WFH) da era C-19, agora há uma nova maneira de trabalhar no mundo corporativo. E isso não inclui ter um número ilimitado de mesas, cubículos, escritórios e salas de reunião. Na verdade, é muito provável que, à medida que o novo paradigma do trabalho evolua, quando alguém diz “Eu tenho um compromisso agendado no meu escritório”– essa declaração terá uma nova conotação. Por que? Porque seus funcionários podem não marcar mais compromissos em “seu escritório”. Eles poderiam muito bem estar usando software de agendamento de consultas para reservar sessões em outro lugar! Continue lendo para entender por que esse novo paradigma de trabalho é significativo para você, e o que você deve fazer agora, para se preparar para a mudança inevitável. Continue lendo para entender por que esse novo paradigma de trabalho é significativo para você, e o que você deve fazer agora, para se preparar para a mudança inevitável.

A mudança de rosto e lugar de trabalho

Os escritos na parede: A demanda por escritórios físicos e espaços de reunião está em declínio.  Mais corporações estão reduzindo suas pegadas imobiliárias, e economizando em custos físicos de escritório. Corporações gigantes, como a Sun Microsystems,economizaram mais de US$ 24 milhões em custos anuais relacionados a imóveis, reduzindo seus escritórios físicos. E isso também não é uma tendência exclusiva para as empresas de tecnologia. A gigante bancária American Express está orgulhosa de sua economia anual de US$ 10 a US$ 15 milhões de seguir uma estratégia semelhante. office_stats A tendência de mudança, de re-pensar como as empresas usam espaços tradicionais de escritórios, é vista em todo os EUA. A Meca da América Corporativa – Nova York – teve recentemente apenas 21,4% de taxa de ocupação de escritórios pré-C-19. Então, o que isso significa? Bem, a mudança de cara dos “escritórios”, e a evolução dos locais de trabalho mudaram quando e como ocorrem as consultas e reuniões. E, o uso proeminente do software de nomeação torna mais fácil, tanto para pequenas empresas quanto grandes corporações, evoluir e se adaptar a esses modelos de negócios em mudança. No entanto, ao mesmo tempo, a mudança de rosto e lugar de espaços de trabalho não está diminuindo a flexibilidade.

Reuniões e Compromissos para Ir

Os números mostram que as empresas reduziram drasticamente o número de vagas físicas disponíveis para os funcionários. Mas e as reuniões, apresentações e brainstorming inter e intra-equipe? Isso significa que as empresas eliminaram ou reduziram significativamente essas atividades vitais? Dificilmente! Agora, empoderado por novas e melhoradas ferramentas de agendamento de escritórios e compromissos, é praticamente um negócio como de costume. Enquanto muitas organizações, como o mercado digital Shopify,incentivam seus funcionários a usar uma abordagem “digital por padrão” para trabalhar, outras, incluindo os banqueiros Citibank e o magnata financeiro Goldman Sacs, incentivam os funcionários a voltarem ao escritório. Duas abordagens diferentes para o desafio de voltar ao “normal”. Pode-se perdoar os leitores por perguntar:

  • Se você vai “digital por padrão”, por que você precisa de imóveis de escritório?
  • Se você voltar a trabalhar no escritório, como você pode cortar no espaço do escritório físico?
  • E os protocolos de limpeza e desinfecção relacionados ao C-19 em espaços físicos?

Bem, é aí que as empresas aproveitam seu agendador de compromissos rico em recursos para ajudá-los. Ninguém diz que reuniões 100% virtuais são eficientes. E, dada a crise global de saúde em curso, ninguém está aplicando 100% no trabalho presencial. Em vez disso, com a ajuda de ferramentas e aplicativos inteligentes de agendamento e agendamento, o mundo chegou a uma solução eficiente e equilibrada.

Meio Feliz

As duas abordagens, digital por padrão, e “de volta ao escritório” podem parecer mutuamente exclusivas para quaisquer planos para aliviar as pegadas físicas do escritório. No entanto, com o software de reunião e agendamento de ponta, empresas de todo o mundo implementaram uma abordagem equilibrada para voltar “ao normal”.

DIGITAL POR PADRÃO, MAS NÃO SÓ…

A política “digital por padrão” não impede ter reuniões presenciais ou impede que os funcionários agendam consultas em um escritório. Embora reuniões online e virtuais e sessões de trabalho sejam padrão, elas não são de forma alguma a única maneira dessas empresas fazerem negócios. Alguns compromissos são muito complexos, e algumas reuniões extremamente críticas, para agendar remotamente.

  • Sempre que possível, e por padrão, os funcionários trabalharão, colaborarão e trabalharão remotamente
  • Quando inevitável, as empresas disponibilizam espaços de escritório físico limitados e designados para uso de funcionários, clientes e parceiros de negócios

Trata-se de um “meio feliz” que torna a política padrão viável e prática. É também um que permite aos líderes empresariais reduzir drasticamente suas pegadas físicas de escritório. Mas o agendamento e a coordenação adequados são fundamentais.

DE VOLTA AO ESCRITÓRIO… MAS ONDE?

Assim como o modelo “digital por padrão”, a abordagem “de volta ao escritório” também tem seus desafios. Como as corporações planejam reduzir suas pegadas imobiliárias – em até 30% em alguns casos – e ainda obrigam os funcionários a voltarem ao trabalho? É um paradigma interessante, e que pode desafiar a maioria dos gestores de instalações, especialmente agora, quando o distanciamento social e os protocolos de saúde e segurança relacionados ao C-19 governam supremos.

  • Essas empresas reduziram as imagens quadradas do escritório, mas poucos deles têm dramaticamente down-size seus funcionários
  • Funcionários, gerentes, clientes e outros parceiros de negócios não entram apenas no escritório para ter reuniões ou sessões de consulta
  • Em vez disso, os funcionários usam seu aplicativo de agendamento,integrado com o software de comunicação corporativa e clientes de e-mail, para gerenciar melhor as consultas e reuniões presenciais

O uso da tecnologia de agendamento de consultas facilita um melhor planejamento, agendamento e coordenação entre amplos conjuntos de stakeholders de negócios. Mais importante, ajuda as organizações a chegar a um “meio feliz” entre espaço de escritório reduzido e manutenção de eventos de negócios presenciais.

Agendamento de quartos no seu melhor

Claramente, entramos em um novo mundo de trabalho onde escritórios físicos não estão mais na vanguarda de um dia de trabalho. As empresas, ao mesmo tempo em que reduzem suas propriedades imobiliárias, implementaram novas formas de trabalhar, incluindo compartilhamento de mesas, hoteleiras no local de trabalho e uso rotativo de salas de reunião e espaços de conferência.

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