5 leis importantes de folha de pagamento que todos os empregadores devem saber

Qualquer um que já se viu do lado errado do Departamento do Trabalho ou da Receita Federal será o primeiro a dizer que poucas coisas podem ser tão significativas de um revés para um negócio.

É por isso que é tão crucial que você se certifique de que seu processo de folha de pagamento está acontecendo de acordo com a lei e suas folhas de pagamento para seguir o exemplo. Se não, então você poderia facilmente estar olhando para uma multa pesada se você alguma vez ser auditado e a discrepância é descoberta.

A lei da folha de pagamento não é a coisa mais fácil do mundo, e é por isso que criamos este artigo para ajudá-lo a começar.

Pense estado, não federal

Embora existam muitas leis federais trabalhistas, há muito poucas leis federais que regulam a folha de pagamento. Na verdade, emitir folha de pagamento não é uma exigência federal.

Isso porque o governo federal deixa isso à discrição dos governos estaduais. Cada estado tem regras variadas sobre como os pagamentos devem ser administrados, por isso não deixe de verificar o Departamento do Trabalho do seu estado para descobrir as leis em sua região.

1. Opt-in

Em 2020, não há praticamente nenhuma razão para usar uma estratégia de folha de pagamento baseada em papel. É desperdício e ambientalmente prejudicial, sem mencionar mais difícil para você processar e mais inconveniente para seus funcionários. Você deve estar usando uma ferramenta de software. Clique aqui para saber mais sobre o criador do Paystub.

Em alguns estados, no entanto, os funcionários têm que optar por usar qualquer sistema eletrônico que documenta suas informações salariais. Se esse for o caso do seu estado, certifique-se de obter confirmação por escrito de seus funcionários antes de começar a enviar-lhes folha de pagamento eletrônica.

2. Informações de contato

A próxima coisa que pode ser legalmente obrigada a ter em sua folha de pagamento é informações de contato. Todos os funcionários têm o direito de aumentar as disputas salariais, e o stub deve indicar com quem o empregado deve falar se assim desejar.

3. Todos os Stubs prontamente acessíveis

Alguns estados exigem que as empresas abrigam todas as informações históricas sobre o pagamento de um funcionário na empresa. É por isso que você deve sempre manter toda a documentação relacionada à folha de pagamento apoiada na nuvem.

4. Retenções se solicitado

Se um funcionário solicitar, seu estado pode legalmente exigir que você inclua retenções fiscais federais e estaduais em sua folha de pagamento. Isso significa que você precisará enviar esse dinheiro para a Receita Federal também.

5. Privado para seu funcionário

Por último, mas certamente não menos importante, as informações de pagamento do seu empregado são privadas para ele ou ela. Você não pode compartilhá-lo com pessoas aleatórias na empresa sem que eles aprovem primeiro. Isso depende de como sua organização está estruturada.

As leis da Folha de Pagamento são importantes

É importante que você adere às leis de folha de pagamento para manter seus negócios do lado certo do governo. Certifique-se de consultar um especialista em sua região ou visitar o site do Departamento do Trabalho do seu estado para saber mais sobre os requisitos específicos para sua área.

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